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Las claves del éxito cuando organizas un evento

La primera norma para la organización de eventos profesionales es nunca dejar lugar a la improvisación, no es buena. La calidad de una buena organización se pone de relieve cuando empiezan los fallos, los nervios y los errores.

En ocasiones este sector no se valora tanto como se debería, y es que no cualquier persona puede organizar eventos, se necesitan conocimientos de protocolo, del mercado de proveedores, métodos organizativos, una mente organizada y una buena formación que nos de seguridad en lo que realizamos. Además también requiere una gran capacidad de comunicación, por lo que el dominio de idiomas es fundamental.

La Asociación de Congresos y Convenciones Internacionales cada año publica un ranking sobre el top de ciudades donde se organizan congresos, este pasado año incluyó a Madrid y Barcelona en el Top 5. Evidentemente, estos números apuntan a España como uno de los países donde más eventos de estas características se organizan. Precisamente por esto, representa un sector al alza que puede generar en los próximos años una salida profesional para muchos.

 

A continuación te señalamos los puntos más importantes a tener en cuenta a la hora de organizar un evento

Tener claros los objetivos: es importante tener una profunda conversación con la empresa para conocer qué busca con el evento, qué mensajes quiere mandar, cuales son los valores de su organización o marca y, muy importante, qué presupuesto tenemos. Así fundamentaremos nuestra decisiones y organizaremos un evento en consonancia con la empresa, ayudando de esta manera a que cumplan sus objetivos.

La seguridad: Son de vital importancia temas como por ejemplo la ubicación del lugar, las instalaciones o las condiciones climatológicas. Se debe analizar objetivamente todas las circunstancias que rodean al evento. Se deben evaluar los posibles riesgos, y la información, deberá ser verificada y analizada en función de su relevancia.

El tiempo: Organizar con tiempo es imprescindible, las prisas no son buenas consejeras. Realizar un planning y un timing realista es de vital importancia. Además como organizador de eventos debemos estar al corriente de todo lo que sucede a nuestro alrededor para así poder gestionar los timings correctamente y obviamente nunca jamás podemos disfrutar de las fiesta que organizamos, las hacemos para los demás.

Tener una buena red de proveedores: Esto nos ahorrará tiempo a la hora de buscar materiales o recursos que necesitemos para el evento y nos dará tranquilidad y seguridad si conocemos de antemano al proveedor, sobre todo en profesionalidad.

Plan B: en todo evento, el factor imprevisto o problema tiene que estar contemplado. Por ello, si tenemos un Plan B para el lugar, material o personas con las que vamos a contar, nos evitará sufrir contratiempos irremediables.

Y por supuesto te recomendamos descargarte myWorkUp y completar al máximo posible tu perfil, esto aumentará tu reputación y es muy probable que te hagas con la próxima oferta de trabajo en eventos que lancemos.

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