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La tecnología en la organización de eventos

Con la celebración esta semana del Mobile World Congress en Barcelona, queremos fijarnos en como la evolución de las nuevas tecnologías y el uso de las redes sociales están influyendo en la forma como se planifican y se llevan a cabo los eventos. La iluminación led, video mapping, códigos QR, apps, tarjetas de visita electrónicas, etc. Estas son solo algunas de las novedades que en los últimos años han ido ganando terreno en el sector creando actos más impactantes y de una manera más ágil y eficaz. Event planners de todo el mundo no dejan de reflexionar sobre como evolucionará el mundo de los eventos gracias a la tecnología, y el futuro pasará por tener en cuenta los siguientes aspectos:

Co-creación. La decisión sobre el formato del evento ya no dependerá solamente  del organizador, sino que cada vez será más importante la participación activa de los asistentes. Gracias a las redes sociales, que permiten conocer la opinión del público que asistirá a un evento, se podrán crear formatos que cumplirán mejor con sus expectativas.

Integración. Los eventos sólo tienen sentido cuando no se convierten en una finalidad en sí mismos, sino cuando forman parte de un plan de comunicación corporativo. Y en este plan se integran acciones de publicidad, de relaciones públicas y de marketing y es precisamente en esta integración que resultaran clave las nuevas tecnologías. Un buen uso de la comunicación en su conjunto permitirá que los actos tengan más relevancia.

La Gamification en los eventos pretende acabar con la actitud pasiva del público y conseguir su participación a través del juego. Las presentaciones de más de media hora en PowerPoint pueden terminar por aburrir al público. Es por ello que empiezan a incorporarse talleres prácticos, actividades do it yourself, concursos y juegos de rol, para aumentar la atención y la motivación de los asistentes.

Hibridación. El futuro dirá si las ferias y los congresos presenciales de duración determinada en un lugar concreto del mundo tienen los días contados. En los últimos años estamos viendo un aumento de los e-meetings y de los webinars. La mejora de las conexiones, las videoconferencias y el videostreaming permiten crear eventos virtuales, que permiten una importante reducción de los gastos (desplazamientos, alojamiento, alquiler de espacios, etc.) El diseño de eventos 2.0 pasa por habilitar espacios online donde favorecer el networking y la participación activa en las diferentes sesiones. A pesar de esto, la fuerza real de un evento continuará siendo la de ser un punto de encuentro que favorece la interacción y la comunicación interpersonal, por lo que las actividades presenciales seguirán existiendo.  La tendencia actual pasa por la hibridación, es decir, por la organización de eventos que sean presenciales, pero que a la vez tengan una parte virtual.

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