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Herramientas para gestionar tus eventos

Cuando hablamos de eventos, el tiempo es un factor que siempre está presente y que debemos controlar para poder desarrollar nuestro plan. En el mercado existen una variedad de herramientas que te facilitan la planificación de eventos y el control de eventos minuto a minuto. La tecnología te puede ayudar a gestionar tus eventos.

A veces un planning no refleja un timing de producción y de control realista. Este es un factor de vital importancia para que todo esté listo en el día señalado y el evento transcurra sin incidencias, sin dejar nada para la improvisación.

Un error en una tarea, la dilatación del tiempo en otra tarea puede llegar a generar complicaciones en las siguientes fases del evento provocando fallos graves. Además debemos tener en cuenta que no es lo mismo la planificación de la producción del evento que la ejecución y seguimiento de la acción.

Trabajo colaborativo y productividad para gestionar tus eventos

El equipo encargado de planificar los eventos deberá administrar cuidadosamente el tiempo y completar las tareas planificadas siguiendo el timing acordado. Es posible que ya estés utilizando alguna de las siguientes de las herramientas de gestión de proyectos como Asana, Basecamp, Todoist,Trello, Wrike, Active Collab y Slack, entre otros.

La planificación de un evento es a menudo la fase más lenta. Encontrar y reservar un lugar, contratar al personal como azafatas , promotores, influencers, equipo técnico, organizar los viajes, marketing y promoción, y por supuesto, el registro son solo algunas de las tareas importantes que debe realizar.

Hoy en día existen herramientas para la planificación de eventos con las que podrás simplificar y agilizar el proceso de planificación, ahorrándote tiempo y dinero.

Lo importante no es la herramienta sino es el uso que se da a ésta y la introducción precisa de los datos en ella. Por eso todo el equipo, incluido el cliente tiene que tener un alto compromiso con la actualización continua de la plataforma utilizada.

Por eso, el planning se basará siempre en 2 principales grupos de herramientas, las que nos ayudarán a la planificación y producción de tu evento  y por otro lado, las orientadas  a la gestión y control durante la acción

10 Herramientas imprescindibles para la planificación y producción de tu evento

  1. EventGeek

Entre los softwares específicos para la gestión de eventos, destacamos EventGeek. Este software permite planificar y realizar un tracking de los presupuestos y un análisis de ROI. Además EventGeek cuenta con plantillas, plan de viaje, plan presupuestario, diferentes integraciones y sincronización con Salesforce/CRM Sync.

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  1. myWorkUp 

Si lo que quieres es agilizar el tiempo en la selección del personal para tu evento o acción promocional, myWorkUp es una plataforma que te permite realizar la selección online de staff para promociones y eventos de forma rápida y sencilla y cuenta con una comunidad online de más de 25.000 candidatos totalmente cualificados.

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  1. Eventbrite 

Gracias a Eventbrite podrás realizar gestiones tan diversas como visualizar las ventas de entradas de tu evento, crear invitaciones, hacer algunas modificaciones en los eventos y realizar el control de accesos.

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  1. Asana

Asana es una plataforma de trabajo colaborativo que permite mantener el control de    gestión, cumplir con los plazos y alcanzar tus objetivos.

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  1. Basecamp

Basecamp es otra plataforma de trabajo colaborativo que ayuda a aumentar la productividad a través de la cual puedes asignar trabajos a tu equipo, recibir notificaciones sobre las tareas y así cumplir tus objetivos.

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  1. Trello

Trello es una aplicación muy visual con tableros, listas y tarjetas para la colaboración de equipos en cualquier proyecto.

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  1. Wrike

Wrike es una excelente solución de gestión de trabajo colaborativo, basado en la nube que se adapta a los diferentes equipos de cualquier empresa.

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  1. Active Collab

 ActiveCollab es otro software de gestión de proyectos que te permite gestionar tu trabajo y controlar los tiempos de entrega de cada tarea.

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  1. TeamWork

TeamWork es una herramienta de colaboración en equipo para lograr un objetivo común o para completar una tarea de la manera más efectiva y eficiente.

 

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  1. Slack

Slack es una herramienta para que los organizadores de eventos se mantengan al día de lo que ocurre en todos los niveles. Slack permite compartir archivos, mensajería instantánea, llamadas de voz, compartir pantalla, archivo indexable, canales compartidos. De este modo se consigue reducir el número de mails y ver hilos de conversaciones a través de Slack para optimizar tu tiempo.

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Herramientas de gestión y control durante la acción del evento

A continuación, hemos realizado una selección de las herramientas que creemos útiles para el realizar el control y gestión durante el transcurso de tu evento.

CRM

Hubspot

El CRM de Hubspot facilita la monitorización de los registros a tu evento, encuestas postevento y permite automatizar las interacciones de los visitantes de tu sitio web, sin importar si se llevan a cabo por correo electrónico, en las redes sociales o en una llamada. Es posible la sincronización con Outlook o Gmail para registrar todas las llamadas, los correos electrónicos.

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Salesforce

Salesforce es un CRM que te ayuda a conectar con tus clientes de una manera totalmente nueva a través de sus ventas, servicios, marketing, comunidades y aplicaciones de análisis.

Este CRM es fácil de configurar. 

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Pipedrive

Este CRM es una solución de CRM con una interfaz fácil de usar y ofrece resultados efectivos que ayudan a las empresas a aumentar sus ventas. Tus correos electrónicos, llamadas y progreso se monitorean automáticamente.  

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Social Media 

eClincher

eClincher es una plataforma muy completa y fácil de usar. Proporciona una forma más sencilla de administrar todas tus cuentas de redes sociales en una plataforma permitiendo publicaciones, programación de publicaciones, gestión de las interacciones de las redes sociale, publicación automática con colas inteligentes, supervisión, contenido sugerido y análisis avanzados. 

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Buffer

Buffer facilita a las empresas y los equipos de marketing programar publicaciones, analizar el rendimiento y administrar todas sus cuentas en único lugar. Se integra con Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, Google+ y Linkedin.

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HootSuite

Hootsuite gestiona todas tus redes sociales desde un solo lugar facilitando la búsqueda, programación, gestión y análisis de la efectividad de tu contenido en redes sociales. También tiene algunas características de contenido más sofisticadas, como la curación de contenido, organización, programación e integración de RSS. 

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Email Marketing

Mailchimp

Mailchimp es una de las herramientas de email marketing más conocida. Con esta herramienta puedes gestionar tus listas de suscriptores, personalizar y automatizar emailings. También puedes integrar la plataforma con otras como Facebook, Twitter, SurveyMonkey o Eventbrite y revisar las analíticas. 

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GetResponse

Getresponse es una plataforma de marketing online, fácil de configurar y con una interfaz de usuario rápida. Con Getresponse puedes hacer crecer tus listas, aumentar las conversiones, optimizar el compromiso de tu público con emails y autorespuestas, automatización de emails, formularios web de alta conversión y segmentación.

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Sendinblue

Esta plataforma de automatización de email marketing además de segmentar las audiencias, automatizar emails, analizar y optimizar las campañas permite el envío de de campañas de marketing vía SMS.

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Cualquier organizador de eventos especializado en acciones promocionales tiene que resolver algunos retos en relación a la concepción y producción del evento, desde la búsqueda de los presentadores encargados de conducir las presentaciones, contratación del personal como azafatas y promotores hasta velar por brindar una excelente experiencia de usuario durante toda la ejecución del evento.

Se trata de un trabajo tedioso para asegurar que la organización del evento se produce cumpliendo todos los procesos logísticos necesarios.

Con la ayuda de algunas de las herramientas mencionadas y un seguimiento de las tendencias en eventos ya puedes comenzar a desarrollar la planificación de tu proyecto.

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