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5 KPIs que nunca debes olvidar en tus eventos

Como creador de eventos debes ser consciente de que las prioridades en marketing son volátiles y variables. Es esencial medir el éxito de un evento y establecer unas métricas para el seguimiento de éste con el objetivo de monitorizarlo y así aplicar los futuros cambios necesarios para obtener más éxito y ROI de tus acciones.

Las organizaciones más exitosas creen que los eventos son uno de los canales de marketing más efectivos. Pero, ¿cómo demostrarlo?

Métricas para medir el éxito de tu evento 

Con estos puntos podrás asegurarte de que estás utilizando las métricas correctas para medir el éxito de tu evento. Vamos a mencionar algunos de los indicadores que te permitirán guiarte y pensar el tipo de evento que tu target está esperando.

Definir indicadores de éxito:

  • Asistencia al evento o venta de entradas.
  • Impacto en el negocio: número de productos vendidos en el evento y ventas generadas post-evento por la marca.
  • Actividad en redes sociales: engagement, conversión, participación en un concurso de redes sociales.
  • Satisfacción de los participantes.

Asistencia al evento

Medir la asistencia es una de las maneras más fáciles de verificar si tu inversión en el evento está dando frutos.  

Cuando estás en la fase de planificación es probable que establezcas los objetivos de asistencia a tu evento, especialmente si estás organizando un evento para producir ingresos.

Los eventos que crecen en asistencia año tras año muestran el éxito de convocatoria y la gente habla sobre su valor generando entusiasmo para eventos futuros. En eventos anuales debes tener un objetivo establecido para aumentar la asistencia en cada edición.

Durante el evento aprovecha para recoger todos los datos posibles de tu público objetivo,

tanto cuantitativos como cualitativos y así podrás seguir ampliando tu base de datos para el futuro. Los datos cualitativos te permitirán conocer mejor a tus asistentes y en las siguientes ocasiones podrás dedicar más tiempo o proporcionar más actividades relacionadas con las preferencias de tu target. 

Comparar la cantidad total de solicitantes de registro con el número de asistentes puede ser una métrica valiosa, ya que si existe una gran diferencia entre estos dos números es posible que haya algún fallo y entonces sería necesario analizar qué está ocurriendo. ¿Por qué estás perdiendo gente entre el registro y el check-in? En el caso de los registrados que nunca atendieron a tu evento, puedes enviar una notificación de cortesía solicitando el motivo por el que no se presenta.

ROI

El éxito de un evento no sólo se debe medir teniendo en cuenta la asistencia. Por eso es importante hacer un análisis de los gastos versus los ingresos para obtener el ROI de tu acción.

Presupuestar un evento es una de las tareas más complicadas a las que se tiene que enfrentar un organizador de eventos. En tu presupuesto tienes que incluir una lista de gastos previstos, fuentes de ingresos y beneficio planificado.  

En general cualquier evento tiene como objetivo generar ventas y crear branding. El número de ventas durante tu evento y en las semanas siguientes al evento es un indicador de tu éxito. Otra manera de medirlo es a través del seguimiento de tus clientes y la conversión de oportunidades de ventas generadas a partir del evento.

Impacto en el negocio

¿Cómo sabemos si nuestro evento ha causado impacto en el negocio? Puedes calcular el  número de productos vendidos en el evento y ventas generadas postevento por la marca.

En primer lugar, nos podemos preguntar si los asistentes al evento que forman ya parte de nuestra base de datos son clientes potenciales y por tanto futuros clientes. 

En cuanto a los partners, los eventos también sirven para crear una red de partners que deseen colaborar con tu marca. Respecto a los patrocinadores, es positivo que gracias a tu evento tus patrocinadores hayan logrado más visibilidad y reconocimiento fuera del evento porque su éxito también será determinante para volver a sponsorizar tu marca en futuras ocasiones. 

El establecimiento de KPIs para medir el éxito de tus eventos te ayudará a determinar si cumpliste tus objetivos y te guiará a determinar tus nuevas metas para el próximo evento consiguiendo una mejor gestión y planificación de tus acciones. 

Actividad en redes sociales

Es importante tener en mente el sentimiento que has generado hacia tu público objetivo. Las redes sociales son una excelente herramienta para analizar la lealtad que genera tu marca. A través de ellas puedes comprobar el engagement que tiene tu público objetivo con tu marca o evento observando los likes, las interacciones, las menciones y los posts compartidos. También te permiten obtener información respecto a la conversión de tus acciones.

El social listening te facilita capturar información detallada sobre tus menciones de marca y sentimiento que has generado con tu evento. Ahora la obtención de estos insights es más fácil gracias al uso de herramientas de monitoreo social y herramientas de análisis de sentimiento. A continuación te mencionamos algunas de estas herramientas: Reddit Keyword Monitor Pro, Streamview for Instagram, Hootsuite Syndicator Pro, Reputology, Mention, Socialbakers, Tweetdeck, Hootsuite Insights, Brandwatch, ReviewInc, Synthesio, Crowd Analyzer, 76 Insights, Keyhole, Digimind, Google Alerts, Talkwalker, Hootsuite, Brandwatch, Semantria y Rapidminer, entre otras.

Satisfacción de los asistentes

Un evento con gran asistencia de público no nos asegura el éxito. Es evidente que tenemos algo ganado pero es determinante conocer el nivel de satisfacción de los asistentes con tu evento y saber realmente qué piensan en relación a la comida, las charlas, la acreditación, el salón, las instalaciones, la decoración, el atrezzo, el vestuario, los promotores, las azafatas y el staff en general.  

Te recomendamos realizar una encuesta postevento. No queremos detractores que puedan arruinar nuestro siguiente evento a través de las redes sociales. Las encuestas pueden ser enviadas por mail después del evento impactando a nuestra base de datos actualizada. No hagas encuestas interminables, entrega pocas preguntas, concisas y fáciles de responder. 

También es recomendable habilitar una forma de dejar comentarios y calificaciones para obtener feedback de los asistentes que nos ayudarán a determinar el éxito del evento.

Ya sea que tu objetivo principal sea aumentar el conocimiento de la marca, maximizar los ingresos o entretener y sorprender a los asistentes, además de producir el mejor evento deberás definir los KPIs correctos.

En definitiva, el informe de resultado es lo más importante para tu cliente o Director, puesto que cualquier evento se realiza con unos objetivos concretos, como conseguir el aumento de las ventas, branding, generación de leads o repercusión mediática.

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